Jak napisać maila, do którego klient otworzy załączoną ofertę

Godziny spędzone nad dopracowaniem oferty idą na marne, jeśli mail, który ją wprowadza, brzmi jak "w załączeniu przesyłam ofertę, proszę o kontakt" — klient otwiera skrzynkę, widzi nudny temat i odkłada na później, które często nigdy nie nadchodzi. Sam mail zasługuje na tyle samo uwagi co treść oferty w środku.

1. Temat maila decyduje, czy załącznik w ogóle zostanie otwarty

• "Oferta" albo "Wycena" jako cały temat — ginie wśród dziesiątek podobnych maili.
• Temat z nazwą firmy klienta lub konkretnym projektem — "Oferta dla [Firma] — remont hali B".
• Unikaj CAPS LOCK i wykrzykników — w firmowej skrzynce to sygnał spamu, nie pilności.

2. Pierwsze dwa zdania — nie zaczynaj od "W załączeniu przesyłam"

Klient czyta pierwsze zdanie w podglądzie maila, zanim jeszcze go otworzy. Zdanie o treści oferty (np. krótkie przypomnienie, czego dotyczy zapytanie) działa lepiej niż formalne "w załączeniu przesyłam ofertę zgodnie z ustaleniami", które nie mówi nic konkretnego.

3. Krótkie podsumowanie w treści maila, nie tylko w PDF-ie

Warto w dwóch-trzech zdaniach w treści maila napisać, na co klient może liczyć (zakres, orientacyjna cena, termin ważności oferty) — część odbiorców podejmuje wstępną decyzję jeszcze przed otwarciem załącznika, a część czyta maile wyłącznie na telefonie, gdzie PDF otwiera się z opóźnieniem.

4. Jasne wezwanie do działania na końcu

"Proszę o kontakt" to za mało konkretne wezwanie. Lepiej: "Jeśli oferta odpowiada Państwa oczekiwaniom, wystarczy kliknąć link akceptacji poniżej" albo "Chętnie odpowiem na pytania — mój numer poniżej". Klient powinien dokładnie wiedzieć, jaki jest następny krok.

5. Stopka z realnym kontaktem, nie tylko podpisem

Imię, nazwisko, bezpośredni numer telefonu i stanowisko w stopce budują więcej zaufania niż sam adres e-mail firmy. Klient, który chce zadać pytanie telefonicznie, nie powinien musieć szukać numeru na stronie internetowej.