Excel działa świetnie, dopóki firma wystawia kilka ofert miesięcznie i jedna osoba pamięta, w którym pliku jest najnowsza wersja cennika. Problem zaczyna się, kiedy ofert jest kilkanaście tygodniowo, cennik zmienia się co miesiąc, a nad tym samym plikiem pracuje dwóch handlowców. Poniżej konkretne sygnały, że arkusz przestał wystarczać — i co realnie się zyskuje, przechodząc na system.
1. Policz, ile naprawdę zajmuje jedna oferta
Skopiowanie szablonu, ręczne przepisanie pozycji z aktualnego cennika, poprawienie formuł sumujących, sformatowanie tabeli, eksport do PDF, zmiana nazwy pliku, wysyłka mailem — to zwykle 20-40 minut na jedną ofertę, nawet dla wprawionego handlowca. Przy 15 ofertach miesięcznie to 5-10 godzin pracy, które nie mają nic wspólnego z rozmową z klientem.
2. Błędy, których arkusz nie łapie
- Literówka w cenie jednostkowej, która przechodzi niezauważona do PDF-a wysłanego klientowi.
- Nieaktualny cennik wklejony ręcznie, bo "na pewno pamiętam, że to była ta kwota".
- Zepsuta formuła sumująca po skopiowaniu wiersza — suma się nie zmienia, mimo dodanej pozycji.
- Dwie osoby edytujące ten sam plik jednocześnie — ktoś traci swoje zmiany.
3. Brak historii i śladu, co komu wysłano
Pół roku po wysłaniu oferty klient pyta "a jaką cenę mi Państwo podawali?" — i jedyna odpowiedź to przeszukiwanie skrzynki mailowej w nadziei, że załącznik ma sensowną nazwę pliku. Bez centralnego rejestru nie wiadomo też, ile ofert jest w toku, ile zaakceptowanych, a ile nigdy nie doczekało się odpowiedzi.
4. Excel na jednego handlowca, chaos na czterech
Jeden arkusz na jedną osobę da się jakoś ogarnąć pamięciowo. Przy zespole czterech handlowców każdy ma swoją kopię szablonu, każda kopia z czasem dryfuje w inną stronę (inny font, inne kolumny, ktoś usunął formułę), a nowy pracownik dostaje plik "na wzór" od kolegi zamiast jednego źródła prawdy.
5. Kiedy naprawdę warto się przesiąść
- Wystawiacie więcej niż 10 ofert miesięcznie.
- W ofertowaniu bierze udział więcej niż jedna osoba.
- Cennik produktów/usług zmienia się częściej niż raz na kwartał.
- Potrzebujecie spójnego PDF-a z logo firmy, nie kolejnej wersji "oferta_final_v3.xlsx".
Oferta-Pro buduje ofertę z jednego, wspólnego katalogu produktów i usług — ceny aktualizuje się w jednym miejscu, a każda oferta liczy się i formatuje sama.
Wypróbuj Oferta-Pro za darmo